Whistleblower-Richtlinie für CIMPRO A/S
Zweck
Sicherstellung, dass Gesetzesverstöße einfach und sicher gemeldet werden können, dass auf solche Meldungen reagiert wird und dass Hinweisgeber gemäß geltendem Recht sowie im Einklang mit der Politik, den Zielen und den Anforderungen von CIMPRO A/S vor Repressalien geschützt sind.
Überblick und Beschreibung
Das Whistleblower-System umfasst:
- Einen Meldekanal
- Verfahren zur Bearbeitung von Meldungen
- Eine Whistleblower-Richtlinie
Whistleblower-Einheit von CIMPRO A/S – Meldekanal
Meldungen können schriftlich über den folgenden Kanal eingereicht werden:
- Meldeformular auf der Website: www.cimpro.dk
Über das Formular wird die Meldung an info@cimpro.dk sowie an den Vorsitzenden des Vorstands gesendet. Dies kann anonym oder unter Angabe von Namen und E-Mail-Adresse (freiwillig) erfolgen.
Personengruppen, die Informationen melden dürfen:
- Mitarbeitende von CIMPRO A/S
- Lieferanten, Kunden und sonstige Geschäftspartner
Meldbare Informationen:
Whistleblower können das Whistleblower-System von CIMPRO A/S nutzen, um jegliche Informationen zu melden – einschließlich Kenntnissen oder begründetem Verdacht auf tatsächliche oder potenzielle Verstöße –, die sich bei CIMPRO A/S ereignet haben oder mit großer Wahrscheinlichkeit ereignen werden, sowie Versuche, solche Verstöße zu vertuschen. Dazu gehören unter anderem:
- Korruption
- Bestechung
- Diebstahl
- Unterschlagung
- Betrug
- Sexuelle Belästigung
- Mobbing oder grobe Belästigung, z. aufgrund von Rasse, Geschlecht, Hautfarbe, Sprache, Vermögensverhältnissen, nationaler oder sozialer Herkunft, politischer oder religiöser Zugehörigkeit
Ein Verstoß oder ein anderer Vorfall gilt in der Regel als schwerwiegend, wenn es im öffentlichen Interesse liegt, diesen offenzulegen. Whistleblower können Vorgänge melden, die stattgefunden haben oder bevorstehen. Voraussetzung ist, dass der Whistleblower in gutem Glauben an die Richtigkeit der Information glaubt.
Nicht meldbare Informationen:
Bagatellverstöße sind ausgeschlossen, ebenso wie Verstöße gegen untergeordnete Vorschriften (z. B. fehlende Dokumentation).
Andere Themen wie Verstöße gegen interne Richtlinien (z. B. Krankenstand, Rauchen, Alkoholkonsum, Kleidung, private Nutzung von Büromaterial) oder persönliche Angelegenheiten wie Streitigkeiten mit Kolleginnen oder Kooperationsschwierigkeiten gelten in der Regel nicht als schwerwiegende Verstöße.
Solche Informationen sollen nur gemeldet werden, wenn es sich um sexuelle Belästigung oder eine andere Form schwerwiegender Belästigung handelt.
Bearbeitung von Meldungen
Meldungen im Rahmen der Whistleblower-Richtlinie werden vom Vorstandsvorsitzenden von CIMPRO A/S geprüft und bearbeitet.
Der Inhalt und die Art der Meldung bestimmen das weitere Vorgehen.
Die Whistleblower-Einheit prüft zunächst, ob die Meldung in den Anwendungsbereich der Richtlinie fällt. Liegt die Meldung außerhalb des Anwendungsbereichs oder ist offensichtlich unbegründet, wird sie abgelehnt. Der Whistleblower wird darüber informiert, es sei denn, die Meldung war anonym.
Fällt die Meldung unter das Gesetz, wird sie weiterbearbeitet. Je nach Inhalt kann die Whistleblower-Einheit interne Informationen einholen oder mit dem Whistleblower Kontakt aufnehmen.
Beispiele für mögliche Folgemaßnahmen:
- Einleitung einer internen Untersuchung
- Information der Geschäftsleitung oder des Vorstands
- Anzeige bei der Polizei oder einer Aufsichtsbehörde
- Einstellung des Verfahrens mangels ausreichender Beweise
Vertraulichkeit und Datenverarbeitung
Mitarbeitende der Whistleblower-Einheit unterliegen der Verschwiegenheitspflicht in Bezug auf die in Meldungen enthaltenen Informationen.
Die Verschwiegenheitspflicht gilt nur für die in der Meldung enthaltenen Angaben. Beginnt ein Verfahren auf Basis einer Meldung, gelten andere, im Rahmen der Untersuchung erhobene Informationen nicht automatisch als vertraulich.
Die Whistleblower-Einheit behandelt alle Meldungen nach Möglichkeit vertraulich.
Daten werden gemäß § 22 des dänischen Whistleblower-Gesetzes sowie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem dänischen Datenschutzgesetz verarbeitet. Laut § 22 des Gesetzes darf CIMPRO A/S personenbezogene Daten – einschließlich sensibler Informationen und strafrechtlich relevanter Daten – verarbeiten, wenn dies zur Bearbeitung einer Meldung erforderlich ist.
Informationen aus einer Meldung können in bestimmten Fällen weitergegeben werden, z. B. zur Nachverfolgung. Hat der Whistleblower eine E-Mail-Adresse angegeben, wird er/sie vor der Weitergabe von Identitätsdaten benachrichtigt – es sei denn, dies gefährdet eine laufende Untersuchung oder ein Gerichtsverfahren, z. B. wenn Beweise vernichtet oder Zeugen beeinflusst werden könnten oder wenn der Verdacht besteht, dass bewusst eine falsche Meldung abgegeben wurde.
Schutz von Whistleblowern
Whistleblower dürfen nicht bedroht oder benachteiligt werden, weil sie über das System Meldung gemacht oder einen Verstoß veröffentlicht haben. Es ist ebenfalls verboten, Whistleblower an einer Meldung zu hindern oder dies zu versuchen.
Repressalien sind jede Form von nachteiliger Behandlung oder Konsequenz, die einem Whistleblower Schaden zufügen oder zufügen könnten.
Whistleblower können nicht haftbar gemacht werden für das Offenlegen vertraulicher Informationen, wenn sie vernünftigerweise davon ausgehen konnten (gutgläubig), dass die Informationen notwendig waren, um einen schwerwiegenden Verstoß aufzudecken.
Versuche von Mitarbeitenden oder der Geschäftsleitung von CIMPRO A/S, Whistleblower an Meldungen zu hindern oder Repressalien gegen Whistleblower in gutem Glauben auszuüben, führen zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen.
Weitere Informationen
Das dänische Justizministerium hat einen Leitfaden für Whistleblower erstellt. Dieser dient als Orientierungshilfe für Personen, die überlegen, eine Meldung zu machen. Er enthält unter anderem eine Übersicht über das Whistleblower-Gesetz, Meldeoptionen, Schutzmaßnahmen und Rechte von Whistleblowern.
Der Leitfaden kann über den Link oder auf der Website des Justizministeriums heruntergeladen werden: www.jm.dk