Whistleblower-politik for Cimpro A/S

Formål.

At sikre, at det er nemt og sikkert at indberette lovovertrædelser, at der bliver fulgt op på disse indberetninger, samt at whistleblowere er beskyttet mod eventuelle repressalier iht. gældende love og regler samt i overensstemmelse med CIMPRO A/S´ politik, mål og kravgrundlag i øvrigt.

 

Oversigt og beskrivelse

Whistleblowerordningen indeholder:

• En indberetningskanal
• Procedure for håndtering af indberetninger
• En whistleblowerpolitik

 

CIMPRO A/S whistleblowerenhed - Indberetningskanal

Der kan indberettes til CIMPRO A/S whistleblowerordning skriftligt via flg. kanal:

• Indberetningskanal på hjemmesiden: www.cimpro.dk

Vha. af en formular sendes indberetningen til hhv. info@cimpro.dk og til bestyrelsens formand. Dette kan gøres anonymt eller ved at oplyse navn og mail (valgfrit).

 

Persongrupper, der kan indgive oplysninger til whistleblowerordningen:

• Medarbejdere hos CIMPRO A/S.
• Leverandører, kunder og øvrige samarbejdspartnere.

 

Oplysninger der kan indberettes om:

Whistleblowere kan bruge CIMPRO A/S whistleblowerordning til at indberette enhver oplysning, herunder viden eller en rimelig mistanke om faktiske eller potentielle overtrædelser, som har fundet sted eller med stor sandsynlighed vil finde sted i CIMPRO A/S, samt om forsøg på at skjule sådanne overtrædelser. Dette omfatter, men er ikke begrænset til:

 

• Korruption.
• Bestikkelse.
• Tyveri.
• Underslæb.
• Bedrageri.
• Seksuel chikane.
• Mobning eller grov chikane, f.eks. på grund af race, køn, farve, sprog, formueforhold, national eller social oprindelse, politisk eller religiøst tilhørsforhold.

 

En lovovertrædelse eller et andet forhold er som udgangspunkt alvorligt, hvis det er i offentlighedens interesse at få det frem i lyset. Whistleblowere kan indberette forhold, der har fundet sted eller vil finde sted i CIMPRO A/S. Det er et krav, at whistlebloweren er i god tro om oplysningernes rigtighed.

Oplysninger der IKKE kan indberettes om:

Overtrædelser af bagatelagtig karakter er ikke omfattet, ligesom overtrædelser af accessoriske bestemmelser (f.eks. manglende overholdelse af dokumentationspligt) heller ikke er omfattet.

 

Oplysninger om andre forhold, f.eks. overtrædelser af interne retningslinjer om sygefravær, rygning, alkohol, påklædning og privat brug af kontorartikler, samt oplysninger om whistleblowerens eget ansættelsesforhold, herunder uoverensstemmelser med kolleger og samarbejdsvanskeligheder, er som udgangspunkt ikke alvorlige overtrædelser.

 

Den type oplysninger skal ikke indberettes til CIMPRO A/S whistleblowerordning, medmindre der er tale om seksuel chikane eller anden form for grov chikane.

 

 

Behandling af indberetninger

Indberetninger til CIMPRO A/S whistleblowerordning bliver behandlet og fuldt op af bestyrelsens formand.

Indberetningens indhold og karakter er afgørende for, hvordan der skal følges op.

 

Whistleblowerenheden vil først tage stilling til, om indberetningen falder inden for whistleblowerordningens anvendelsesområde. Hvis indberetningen falder uden for whistleblowerordningens anvendelsesområde eller er åbenbart ubegrundet, bliver indberetningen afvist. Whistlebloweren vil få besked herom, medmindre indberetningen er anonym.

 

Hvis indberetningen falder inden for lovens anvendelsesområde, bliver indberetningen behandlet. Det indebærer blandt andet, at CIMPRO A/S whistleblowerenhed, afhængigt af indberetningens indhold og karakter, vil indhente yderligere oplysninger internt i organisationen. Efter omstændighederne kan det også medføre yderligere dialog med whistlebloweren.

 

Eksempler på opfølgning:

 

Iværksættelse af en intern undersøgelse i virksomheden.

Orientering af virksomhedens øverste ledelse eller bestyrelse.

Anmeldelse til politiet eller relevant tilsynsmyndighed.

Sagsafslutning på grund af manglende eller utilstrækkeligt bevismateriale.

 

 

Tavshedspligt og behandling af oplysninger

Medarbejdere, der er tilknyttet CIMPRO A/S whistleblowerenhed, har en særlig tavshedspligt i forhold til de oplysninger, der indgår i indberetningerne.

 

Tavshedspligten omfatter kun oplysninger, der indgår i indberetningen. Hvis der bliver indledt en sag efter en indberetning, vil de øvrige oplysninger, der bliver indsamlet i den forbindelse, ikke være omfattet af tavshedspligten.

 

CIMPRO A/S whistleblowerenhed behandler så vidt muligt alle indberetninger fortroligt.

 

Oplysninger fra en indberetning behandles i overensstemmelse med behandlingsreglerne i whistleblowerlovens § 22 og i databeskyttelsesforordningen og -loven. CIMPRO A/S whistleblowerenhed kan efter whistleblowerlovens § 22 behandle personoplysninger, herunder følsomme oplysninger og oplysninger om strafbare forhold, hvis det er nødvendigt for at behandle en indberetning, som er modtaget i forbindelse med CIMPRO A/S whistleblowerordning.

 

Oplysninger fra en indberetning kan efter omstændighederne videregives, f.eks. med det formål at følge op på indberetningerne. Whistlebloweren, hvis denne har angivet mailadresse, får besked inden videregivelse af oplysninger om whistleblowerens identitet, medmindre det vil bringe en relateret undersøgelse eller retssag i fare. Det kan f.eks. være, hvis en underretning kan medføre risiko for, at beviser vil blive skjult eller ødelagt, at vidner vil blive påvirket, eller hvis der er mistanke om, at whistlebloweren bevidst har indgivet falsk indberetning.

 

 

Beskyttelse af whistleblowere

En whistleblower må ikke udsættes for trusler om eller forsøg på repressalier, fordi vedkommende har indberettet eller offentliggjort overtrædelser via whistleblowerordningen.  Det er heller ikke tilladt at hindre eller forsøge at forhindre whistlebloweren i at indberette overtrædelser.

 

Repressalier er enhver form for ufordelagtig behandling eller ufordelagtig følge som reaktion på en intern eller ekstern indberetning, der forårsager eller kan forårsage whistlebloweren skade.

 

Whistlebloweren kan ikke holdes til ansvar for at indberette fortrolige oplysninger, hvis vedkommende har rimelig grund til at antage (god tro), at oplysningerne i en indberetning er nødvendige for at afsløre en alvorlig lovovertrædelse eller et alvorligt forhold.

 

Forsøg fra CIMPRO A/S medarbejdere eller ledelse på at hindre en whistleblower i at foretage indberetning eller på at udøve repressalier mod en whistleblower, der har indberettet i god tro, vil medføre ansættelsesretlige konsekvenser.

 

 

Yderligere oplysninger

Justitsministeriet har lavet en vejledning til whistleblowere, der fungerer som guide for personer, der ønsker at indgive oplysninger – eller overvejer det. Den giver blandt andet en overordnet beskrivelse af whistleblowerloven (herunder ordninger og indberetningsmuligheder, beskyttelse af whistleblowere og dennes rettigheder).

 

Hent vejledning til whistleblowere via linket eller på Justitsministeriets hjemmeside; www.jm.dk